Privacybeleid

Dit Privacybeleid beschrijft hoe Energy Partners Europe Holdings B.V. (“Energy Partners Europe”, “wij”, “ons”, “onze”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer je energy-partners.eu bezoekt of via deze website contact met ons opneemt.

Energy Partners Europe is de verwerkings­verantwoordelijke voor de hier beschreven verwerking.

Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die je ons actief verstrekt. De enige uitzondering zijn geanonimiseerde websitestatistieken, die alleen met je toestemming worden verzameld (zie secties 08 en 09). Wij gebruiken geen reclame- of marketingcookies.

Inzendingen via het contactformulier

Wanneer je het formulier “Vraag een voorstel aan” op onze contactpagina invult, verzamelen wij:

• Je naam
• Je bedrijf
• Je e-mailadres
• Je telefoonnummer (optioneel)
• Informatie over je koel- of warmtebehoefte: sector, gevraagde dienst, piekbelasting, voorkeur voor koudemiddel, beslistermijn en eventuele vrije tekst die je verstrekt
• Je toestemming om benaderd te worden
• Je IP-adres op het moment van verzending, samen met de inzending bewaard als bewijs van toestemming en ter voorkoming van fraude / misbruik

Rechtstreekse correspondentie

Als je ons e-mailt of belt, bewaren wij de inhoud van die correspondentie samen met je contactgegevens.

Serverlogs

Onze hostingprovider bewaart standaard webserverlogs (IP-adres, tijdstempel, opgevraagde pagina, user agent) voor veiligheid en diagnostiek; deze worden kort bewaard (doorgaans 30 dagen) en staan los van je contactformuliergegevens. Wanneer je het contactformulier verzendt, registreren wij daarnaast het IP-adres waarmee je indiende samen met je formuliergegevens; dat gecombineerde record wordt op dezelfde termijn bewaard als de rest van je inzending (zie sectie 05).

Wij gebruiken de door jou verstrekte gegevens om:

• op je aanvraag te reageren en een indicatief tarief of voorstel op te stellen
• opvolgende commerciële gesprekken te plannen en te voeren
• een dossier van onze correspondentie met jou bij te houden
• aan onze wettelijke, boekhoudkundige en regulatoire verplichtingen te voldoen

Wij gebruiken je gegevens niet voor marketingcampagnes, profiling of geautomatiseerde besluitvorming.

Onder de Algemene Verordening Gegevens­bescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) berust onze verwerking op:

• Je toestemming, gegeven door het aanvinken van het toestemmings­vakje op het contact­formulier vóór verzending.
• Gerechtvaardigd belang, het beantwoorden van een door jou geïnitieerde zakelijke aanvraag en het bewaren van die uitwisseling.
• Wettelijke verplichting, wanneer bewaring of verstrekking vereist is op grond van Nederlandse of EU‑wetgeving.

Wij bewaren formulier­inzendingen en bijbehorende correspondentie 24 maanden vanaf de datum van het laatste contact, tenzij:

• er een actieve commerciële relatie bestaat; in dat geval worden gegevens bewaard gedurende de looptijd van die relatie plus de wettelijke bewaartermijn;
• een langere bewaartermijn wettelijk is vereist (bijv. boekhoudkundige stukken onder Nederlands fiscaal recht).

Na de bewaartermijn worden je gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Energy Partners Europe verkoopt geen persoonsgegevens en deelt deze niet met derden voor marketing.

Je gegevens kunnen worden ingezien door:

• Energy Partners Europe-medewerkers die deze nodig hebben om op je aanvraag te reageren
• ons moederbedrijf Energy Partners Holdings, wanneer technische input vanuit de groep nodig is voor het opstellen van een voorstel
• onze hosting‑ en e‑maildienst­verleners, die als verwerker onder contract uitsluitend gegevens verwerken in onze opdracht
• toezichthouders, accountants of opsporings­instanties, wanneer wij wettelijk verplicht zijn tot openbaarmaking

Indien gegevens worden gedeeld met ons moederbedrijf in Zuid‑Afrika of met dienst­verleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), wordt de doorgifte beschermd door passende waarborgen onder de AVG, doorgaans de modelcontract­bepalingen van de Europese Commissie of een doorgifte naar een land met een adequaatheids­besluit.

Twee diensten van derden kunnen op onze pagina’s worden geladen. We hebben elk daarvan zo privacy­vriendelijk mogelijk geconfigureerd.

Website­statistieken (Google Analytics)

Met je toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) om te begrijpen hoe bezoekers deze website gebruiken: bekeken pagina’s, land of regio bij benadering, apparaattype en verwijzende bron. IP-adressen worden vóór opslag ingekort en de gegevens worden niet voor reclame gebruikt. Google Analytics start pas, en plaatst pas cookies, nadat je in de cookiebanner op “Accepteren” hebt geklikt; tot die tijd, en als je weigert, worden geen statistieken verzameld. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door de gegevens van deze site in je browser te wissen, waarna de banner opnieuw verschijnt. Google kan gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten op grond van het EU-VS Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

YouTube-video’s bij praktijkvoorbeelden

De praktijkvoorbeelden van Clover en Dr. Oetker op onze pagina Praktijkvoorbeelden bevatten via YouTube gehoste video’s. De speler wordt pas geladen nadat je op de afspeelknop hebt geklikt. Vanaf dat moment kan YouTube (Google Ireland Ltd.) eigen cookies plaatsen en je gegevens verwerken volgens haar eigen privacybeleid.

Wil je niet dat YouTube gegevens ontvangt, klik dan niet op afspelen bij de ingebedde video’s.

Bij het eerste laden plaatst deze site geen niet-essentiële cookies. Je taalvoorkeur en je cookiekeuze worden lokaal in je browser opgeslagen (localStorage), niet als trackingcookies.

Als je statistieken accepteert in de cookiebanner, plaatst Google Analytics first-party-cookies (_ga, _ga_*) om bezoekers te onderscheiden; deze verlopen na maximaal 2 jaar. Als je een ingebedde YouTube-video bij een praktijkvoorbeeld afspeelt, kan YouTube op dat moment cookies plaatsen. Beide staan beschreven in de bovenstaande sectie.

Onder de AVG heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Wissing van je gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Beperking of bezwaar tegen onze verwerking
• Toestemming intrekken die je hebt gegeven, te allen tijde
• Een kopie ontvangen van je gegevens in een overdraagbaar formaat
• Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je europe@energy-partners.eu. Wij reageren binnen één maand.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Dit omvat versleuteld transport (HTTPS), beperkte toegang tot systemen met persoonsgegevens en standaard back-up- en herstelprocedures bij onze hostingprovider.

Wij kunnen dit Privacy­beleid van tijd tot tijd actualiseren om wijzigingen in onze werkwijze, diensten of toepasselijke regelgeving te weerspiegelen. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan deze pagina geeft de laatste herziening aan.

Wezenlijke wijzigingen lichten wij toe in onze eerstvolgende communicatie met jou.